La nuova impresa aperta, dove l’IT diventa user-friendly

Oggi è possibile navigare all’interno di un’enorme biblioteca universale per cercare qualsiasi cosa senza aspettare ore o minuti, ma pochi secondi e senza uscire di casa o in viaggio, utilizzando il proprio smartphone.

La privacy? A dire la verità nessuno sembra particolarmente preoccupato, salvo il disturbo di ricevere comunicazioni irrilevanti e pubblicità indesiderata – in fondo lo consideriamo un effetto collaterale, una specie di tributo da pagare al fatto di essere cittadini di Internet.

Pericoli? Forse, magari quando sentiamo parlare di furti di identità o di virus che tengono in ostaggio i nostri dati – senza contare il fatto che il nostro dispositivo fisso o mobile può essere rubato o può guastarsi, portando con sé tante informazioni; ma in fondo nulla che non si possa recuperare in qualche modo.

Le imprese, da decenni utilizzano sistemi informativi e reti, per cui sono molto attente alla perdita di dati, oltre che alla sicurezza: ogni dipendente informatizzato possiede credenziali e diritti di accesso, oltre ad una o più password che vanno cambiate periodicamente.

In particolare, sulla delicata questione dei dati di natura sensibile, la Comunità Europea ha introdotto nuove normative nell’ambito del GDPR, allo scopo di proteggere le informazioni personali e prevenire abusi.

Due concetti diversi di informatica?

Da quanto abbiamo visto, la risposta sembra affermativa: da un lato ci sono gli utenti privati, dall’altro le aziende, con regole sempre più stringenti; poi sono arrivati i nativi digitali che, quando si affacciano al mondo del lavoro, ritengono normale utilizzare un dispositivo connesso (magari personale) anche per “navigare” all’interno dell’organizzazione per cui collaborano.

Dopo un primo imbarazzo, le imprese si sono rese conto che la rivoluzione digitale toccava anche loro – non soltanto in termini di offerta e di confronto col mercato, ma anche di processi interni. Perché a volte cercare informazioni che servono per il proprio lavoro può essere difficile o persino impossibile? Perché tutto ciò che non è previsto da una particolare funzionalità applicativa può essere ottenuto soltanto attraverso un iter lungo e scoraggiante (e solo se è davvero indispensabile)? Perché comunicare solo con la posta elettronica aziendale (e poi magari scambiare SMS con i colleghi per essere sicuri che la leggano)? Perché non poter ricevere assistenza anche da casa o in viaggio?

Oggi le organizzazioni si sono rese conto che è necessario “consumerizzare” la fruizione dell’IT a vantaggio dei propri dipendenti – di tutte le età e con qualsiasi background, specialmente coloro che hanno ruoli che richiedono autonomia e capacità di decidere rapidamente.

L’azienda deve diventare una rete, solida ma flessibile

Consumerizzare va bene, ma non stiamo giocando: si tratta di lavoro. Allora l’IT deve diventare aperto e web-like ma gli attacchi di hacker, le intrusioni esterne, i furti di dati, l’ingresso di virus e malware sono fuori discussione: se si perdono informazioni sensibili o finiscono nelle mani sbagliate, a rischio ci sono parecchi soldi, l’immagine e a volte persino il futuro dell’azienda stessa.

La soluzione? Recepire i nuovi paradigmi di utilizzo della rete (inclusa la facilità di reperire informazioni e di interagire con le persone) ma farlo in un contesto ben organizzato ed accuratamente protetto.

Allora bisogna affrontare il problema partendo da diverse prospettive: uno sviluppo applicativo agile, i modelli di cloud computing, una sicurezza potenziata dalla biometria, l’introduzione di nuove policy, una formazione mirata non solo ad acquisire l’abilità di utilizzare determinati strumenti, ma anche a fare propri comportamenti adeguati ed un uso razionale delle risorse a disposizione.

Come è ovvio, non si tratta di una cosa né semplice né immediata ma necessaria, quindi il punto non è se, ma quando e come avviare la transizione verso la trasformazione digitale interna – anche perché in gioco non c’è solo la produttività dei collaboratori, ma anche l’interazione con tutti gli attori coinvolti nella catena del valore: partner, enti pubblici, fornitori e clienti.

Cosa significa lavorare in un’azienda digitale

Se si riesce a fare il salto di qualità (ma si tratta di una questione organizzativa, oltre che tecnologica), allora le cose dovrebbero cambiare in modo evidente; vediamo alcune situazioni che descrivono le modalità con cui si opera in un’impresa i cui processi interni sono interamente digitalizzati:

  • non c’è più bisogno di postazioni di lavoro fisse e di cavi da collegare in ufficio
  • nelle sale riunione i partecipanti (anche da remoto) possono proiettare contenuti su un maxi schermo o condividere documenti
  • le applicazioni sono fruibili anche da smartphone e tablet, in ufficio, a casa, in viaggio o presso i clienti
  • i collaboratori possono ricevere assistenza attraverso sistemi intelligenti online 24 ore su 24 ed utilizzare sia motori di ricerca che chat bot (strumenti interattivi che dialogano con gli utenti) per reperire informazioni nell’ambito di qualsiasi aspetto della vita aziendale
  • i dipendenti ed eventuali contributori esterni possono comunicare tra loro in vari modi, inclusa la messaggistica istantanea e collaborare su progetti in tempo reale, presso la sede di lavoro o altrove
  • è possibile utilizzare un repository centralizzato di file condivisi attraverso avanzati strumenti di gestione documentale
  • marketing, vendite e canali distributivi possono collaborare in modo più stretto e coordinato
  • i flussi informativi ed i processi sono orchestrati in modo integrato da piattaforme ERP flessibili
  • sono messi a disposizione dei responsabili aziendali dashboard (cruscotti) e reportistiche aggiornate in tempo reale per poter decidere in modo informato ed efficiente
  • nelle aziende di produzione, l’automazione del workflow arriva anche a fabbriche, cantieri, magazzini ed impianti, fino alla logistica ed ai trasporti

In sintesi

Il mondo di Internet ed il nuovo modello di economia che su di esso si basa, hanno cambiato stili di vita ed abitudini delle persone: dalla ricerca di informazioni all’acquisto di beni e servizi, oggi tutto è più semplice ed immediato grazie al web.

Le imprese, dal canto loro, devono poter “consumerizzare” i servizi IT non solo perché i loro collaboratori ne sentono sempre più l’esigenza, ma anche perché questo migliora la produttività e consente una più facile e completa interazione all’interno del proprio ecosistema di mercato.